高崎市がGoogle Workspaceを「ハイブリッド方式」で導入：大規模自治体のDX推進と業務効率化の秘訣

高崎市が抱えていたIT課題

人口37万人、職員数4,000人規模の高崎市役所では、Google Workspace導入以前に複数のIT課題に直面していました。これらは多くの自治体や企業が共通して抱える課題であり、DX推進担当者にとって参考になるでしょう。

「内線文化」と「紙文化」の残存: グループウェアを含む多くのシステムがオンプレミス型（自社でサーバーを保有・運用する形式）で運用されており、現場では依然として電話での内線連絡や紙媒体での情報共有が主流でした。
データ管理の非効率とセキュリティリスク: データ容量の不足により、職員がデータをローカル（個人のPCなど）に保存することが多く、これがセキュリティリスクやデータ整理のコスト増大につながっていました。また、ファイル検索性能の不足は、必要な情報の探索に時間を要し、ナレッジ（知識や知見）の活用が妨げられ、業務の二度手間が発生する原因となっていました。
既存ツールとの親和性と職員への配慮: 従来使用していたMicrosoft Office製品との互換性や、新しいツール導入による職員の操作性への混乱（ハレーション）を最小限に抑える必要がありました。

「ハイブリッド方式」によるGoogle Workspace導入の全体像

高崎市はこれらの課題を解決するため、電算システムの支援を受け、2025年10月1日よりGoogle Workspaceの導入を開始しました。特筆すべきは、既存のMicrosoft Office製品とGoogle Workspaceを並行して利用する「ハイブリッド方式」を採用した点です。

この方式は、大規模組織において一度に全てのシステムを刷新するリスクを避けつつ、段階的にクラウド環境への移行を進める有効な手段となります。職員は慣れたMicrosoft Office環境を使い続けながら、Google Workspaceの持つリアルタイムコラボレーションやクラウドストレージのメリットを享受できるようになりました。

さらに、Google Workspaceの導入に伴い、GeminiアプリやGemini Notebook（NotebookLM）といった生成AIツールの活用にも着手しています。これにより、文書作成の効率化や情報検索の高度化など、職員の業務革新が期待されます。

導入による具体的なメリットと活用シーン

高崎市におけるGoogle Workspaceの導入は、以下のような具体的なメリットと活用シーンを生み出しています。

ペーパーレス化とコラボレーションの促進: Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドを活用することで、複数の職員が同時にファイルを編集・共有できるようになり、紙媒体でのやり取りを削減。会議資料の作成や議事録の共有が効率化されます。
データ管理の最適化とセキュリティ向上: Googleドライブによるクラウドストレージの活用で、データの分散保存を防ぎ、一元的な管理が可能になります。これにより、情報漏洩リスクの低減や、どこからでも安全にデータにアクセスできる環境が実現します。
情報検索の高速化とナレッジ活用: Googleの強力な検索機能により、必要なファイルを迅速に見つけ出すことが可能に。過去の資料やノウハウが埋もれることなく、効率的なナレッジ共有と再利用が促進され、業務の二度手間が解消されます。
生成AIによる業務革新: GeminiアプリやGemini Notebook（NotebookLM）のような生成AIツールは、情報収集、要約、ドラフト作成など、多岐にわたる業務をサポートします。これにより、職員はより創造的で付加価値の高い業務に集中できるでしょう。
職員の負担軽減とスムーズな移行: ハイブリッド方式は、既存のツールを使い慣れた職員にとって、新しいシステムへの適応期間を設けることができ、操作性の混乱を最小限に抑えながらスムーズなDX推進を可能にします。

対象組織規模と提供形態、導入・問い合わせ方法

高崎市のような中核市、職員4,000人規模での導入事例は、大規模な自治体や企業がGoogle Workspaceの導入を検討する上で貴重な参考情報となるでしょう。電算システムは、本プロジェクトで得た知見を活かし、全国の自治体および教育機関向けに「自治体DX」を加速させ、公共セクターにおけるクラウド化と業務効率化を支援しています。

高崎市が抱えていたIT課題の詳細や、導入プロセスの具体的な内容は、電算システムのウェブサイトで公開されている事例記事で確認できます。